L'Agence accompagne les collectivités

« A chacun son métier dans les appels d’offres : l’Agence Aguinalin nous a accompagnés sur la bonne définition de nos besoins. »

Sans ressource maîtrisant les marchés publics en interne à l’époque, le Comité National d’Action Sociale (CNAS) a choisi de faire appel à l’Agence Aguinalin pour l’accompagner dans l’analyse précise de ses besoins et la bonne compréhension du processus achat, dans le cadre de la réalisation d’un appel d’offres. Retour sur une collaboration réussie… 

Prodiguer les bons conseils à une référence du service public local

 

En France, le CNAS est un outil précieux pour les responsables des structures locales qui souhaitent optimiser les conditions de travail de leurs personnels. Cette association compte ainsi plus de 20 000 organismes adhérents, qui représentent 750 000 bénéficiaires environ – agents de la fonction publique, salariés d’établissements publics…

 

Chargée de la relation aux adhérents, Gaëlle Christiaen a dû mener en 2018 un appel d’offres visant à sélectionner un prestataire pour assurer la production et le routage des cartes et des catalogues destinés aux membres du CNAS.

 

« C’était le deuxième appel d’offres réalisé en interne, le premier ayant été mené par notre service communication, avec l’aide de l’Agence Aguinalin déjà », explique Gaëlle Christiaen. « Il était donc tout naturel de solliciter les services de Julie dans ce nouveau contexte. Nous étions sur des délais très courts, ce qui ne l’a pas empêchée de mettre en place le suivi adapté : en un mois, j’ai ainsi pu monter le dossier et mettre en ligne l’appel d’offres. »

 

Un accompagnement pointu et rigoureux

 

A grands renforts de points téléphoniques réguliers, l’Agence Aguinalin offre alors un accompagnement personnalisé, s’adaptant au degré de connaissance en marchés publics de son interlocutrice. « De nombreuses questions se posaient pour aborder sereinement ce dossier : quels documents pour constituer un appel d’offres ? Comment cerner nos besoins et les structurer ? J’avais besoin de pouvoir me reposer sur spécialiste qui maîtrise son sujet », reconnaît Gaëlle Christiaen. « A chacun son métier ! » 

 

 

 

Prenant le temps de s’approprier le contexte et de bien comprendre les enjeux du CNAS, parfois complexes, l’Agence Aguinalin s’attache ensuite à délimiter le périmètre des besoins en posant les bonnes questions et en alertant sur les compléments à apporter pour clarifier l’appel d’offres le cas échéant. « Là où mon cahier des charges pouvait s’avérer trop technique, le rôle d’une consultante comme Julie est aussi d’apporter ce regard extérieur qui permet de rendre le message limpide pour les lecteurs de l’appel d’offres. »

 

L’importance de l’humain dans un contexte où le moindre détail compte

L’Agence invite ainsi à compléter au maximum l’appel d’offres pour se projeter sur les années à venir : les échanges servent en effet aussi à identifier des besoins futurs, non immédiats, mais qu’il peut être pertinent de renseigner dès à présent pour anticiper un prochain appel d’offres. « Comme demander un bordereau de prix le plus complet possible : sans ces conseils, il ne me serait pas forcément venu à l’esprit de solliciter certaines précisions. » Autant de détails techniques qu’il faut donc savoir aborder avec le client dans cette phase d’accompagnement. 

« C’est formidable de travailler avec cette Agence ! Julie Aguinalin est une personne calme, à l’écoute, et surtout très simple dans son fonctionnement sur des sujets qui sont pourtant complexes », conclut-elle. « Non seulement c’est indispensable de solliciter les conseils d’un spécialiste des marchés publics lorsque l’on doit réaliser un appel d’offres, mais si ce spécialiste peut, comme Julie, accorder autant d’importance à l’humain qu’à la technique, alors je me sens capable de monter un dossier efficacement, quels que soient les délais impartis ! »