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La négociation dans les marchés publics en procédure adaptée

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Dans les marchés publics passés en procédure adaptée (MAPA), l'acheteur a la possibilité de négocier avec les candidats ayant remis une offre (pour en savoir plus sur cette procédure, vous pouvez consulter notre article sur le sujet 👈)

 

Le recours à la négociation, en procédure adaptée, permet de favoriser la concurrence : elle doit permettre de retenir l’offre la mieux adaptée aux besoins de l'acheteur.

 

Afin d'optimiser au mieux la négociation, il convient donc, qu'on soit un acheteur public ou une entreprise, de bien comprendre les principes et les modalités de sa mise en œuvre.

 

Les principes de la négociation en marchés publics

La négociation doit être annoncée

La négociation dans les marchés à procédure adaptée est une possibilité et non une obligation.

 

C'est dans ce sens que le recours à la négociation doit être expressément annoncé, dès le lancement de la procédure de consultation, dans l’avis de publicité ou dans les documents de la consultation, afin de permettre aux candidats d’en tenir compte lors de l’élaboration de leur offre.

 

📌Il existe 3 cas de figure dans le recours à la négociation :

  • L’acheteur annonce recourir à la négociation sans réserve → il sera tenu de négocier ;
  • L'acheteur ne prévoit pas la négociation  il ne pourra pas négocier;
  • L'acheteur annonce recourir à la négociation en se réservant toutefois la possibilité d’attribuer le marché public sur la base des offres initiales sans négociation →  il n'est donc pas tenu de négocier s’il considère qu’il peut, au vu des offres remises, attribuer le marché.

 

🎯 Le choix des candidats admis à la négociation : 

La négociation doit être menée avec les candidats ayant remis une offre, sauf si le règlement de la consultation précise que la négociation ne sera menée qu’avec un nombre limité de candidats (indication des critères de sélection et le nombre de candidats). 

Aucun texte ne fixe un nombre minimum ou maximum de candidats à retenir. 

 

La négociation doit respecter les principes fondamentaux de la commande publique

Les modalités de négociation sont librement déterminées par l’acheteur public tant que celui-ci les applique de manière égale à tous les candidats.

La négociation devra donc être menée méthodiquement, afin de garantir l’égalité de traitement des candidats et d’assurer la transparence de la procédure tout en respectant la confidentialité des échanges et des offres et notamment le secret industriel et commercial entourant le savoir-faire des candidats. 

  • L'égalité de traitement des candidats

Les mêmes précisions, en ce qui concerne l'information préalable à la négociation, seront données à tous les candidats. Les échanges seront menés de façon objective avec les candidats sans discrimination pour aucun d'entre eux.

  • La transparence des procédures

L'acheteur doit assurer la traçabilité de la négociation de manière notamment à prouver que les candidats ont été invités à négocier sur les mêmes critères et dans des conditions identiques (établissement d'une grille de négociation par exemple).

 

📌 Avant de négocier, l'acheteur doit établir un premier classement des offres au vu des critères de jugement des offres qui devra être retranscrit dans le rapport d’analyse des offres (RAO), avant la présentation des négociations. 

A la suite des négociation, un second classement sera établi et le RAO devra en faire mention. Les tableaux d’analyse des offres avant et après négociation seront annexés au rapport. 

 

Quels éléments peuvent être négociés : le contenu de la négociation

La négociation peut porter sur tous les éléments de l’offre.

 

Toutefois, la négociation ne permet pas de modifier les caractéristiques principales du marché telles que, notamment, son objet ou les critères de sélection des candidatures et des offres.

 

Le guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics élaboré par la DAJ recense quelques-uns des éléments sur lesquels la négociation peut porter :

  • le prix ou ses éléments : peuvent, par exemple, être négociés le coût d’acquisition, le coût de stockage ou de transformation, le prix des accessoires, des options, des pièces de rechange, des garanties, de l’entretien, de l’assurance, du transport, etc. 
  • la quantité : peuvent être négociées la quantité nécessaire, la fréquence des commandes, la structure des remises accordées, etc. 
  • la qualité : peuvent être négociés la qualité, suffisante ou, au contraire, surestimée au regard des besoins, son incidence sur le prix, si le niveau de qualité demandé est modifié à la hausse ou à la baisse 
  • le délai : peuvent être négociés l’incidence sur le prix des exigences en terme de délai, la part du transport et des formalités diverses, etc. 
  • les garanties de bonne exécution du marché (pénalités, résiliation...), bien que ces éléments soient difficiles à négocier lorsque les négociations sont menées avec plusieurs candidats. 

📌 L’attention des acheteurs est attirée sur le fait qu’une négociation ne doit, en aucun cas, se confondre avec un marchandage. Exiger de son cocontractant des rabais irréalistes sur les prix revient à exposer le marché au risque de défaillance de l’entreprise ou à celui de la passation ultérieure de coûteux avenants.

 

Les éléments clés à retenir sur la négociation

négociation marché public : éléments à retenir

Les conseils pratiques de l'Agence pour une négociation optimisée

Nos conseils pour les acheteurs

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Préparez la négociation :

- Définir les objectifs et les points à négocier

- Identifiez et renseignez les points de négociation dans une grille de négociation afin d'assurer la transparence de votre procédure et l'égalité de traitement des candidats

- Soyez très clair sur vos besoins et vos attentes.

 

Nos conseils pour les entreprises

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Anticipez la négociation :

- Maîtrisez votre offre et ses points forts.

- Identifiez vos marges de manœuvre tant sur le prix que sur les caractéristiques techniques afin d'optimiser la négociation. 

® Vous pouvez par exemple enrichir la décomposition de vos prix pour permettre à l'acheteur de mieux comprendre sa construction.

 


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Notre Agence accompagne et forme les acheteurs publics et les entreprises dans la gestion de leurs marchés publics depuis plus de 14 ans. 

 

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou pour discuter de vos besoins spécifiques.