Le certificat électronique pour signer un marché public: comment ça marche ?
Qu'est-ce qu'un certificat de signature électronique ?
Le certificat de signature électronique (CSE) est l’équivalent de la signature manuscrite (en référence au Code civil), pour un document dématérialisé qui peut adopter différents formats : fichier texte, tableur, PDF… Il permet d’identifier le signataire et de sécuriser les documents signés.
Le certificat électronique est nominatif, délivré à une seule personne et non à une société (personne habilitée à engager la société).
Le certificat électronique, qui supporte la signature, est généralement installé sur une clé USB.
La signature électronique est-elle obligatoire pour signer un marché public ?
Les textes de la commande publique en vigueur n'imposent pas la signature électronique des marchés publics mais l’acheteur peut la proposer ou l'imposer. Il convient donc dans tous les cas de se référer au règlement de la consultation pour connaître les demandes précises de l’acheteur. En fonction des demandes:
- La signature électronique est obligatoire (et le défaut de signature électronique rend l'offre irrégulière - sauf si l'acheteur autorise leur régularisation)
- La signature électronique est facultative (signature électronique ou signature manuscrite sur des documents imprimés puis scannés)
Pour rappel, la législation en vigueur n'impose pas la signature de l'offre au moment de la candidature. La signature (électronique ou manuscrite) est en revanche exigée lors de l'attribution du marché.
Comment se procurer un certificat de signature électronique ?
Les certificats de signature électronique sont commercialisés par des prestataires de services de confiance qualifiés. Exemples : CertEurope - Certinomis - Chambersign France …
Le site de la DAJ recense les différents prestataires sur son site: https://www.economie.gouv.fr/daj/dematerialisation-signature-electronique-et-certificats
Une fois le prestataire sélectionné, l'obtention du certificat s'opère en 2 étapes:
- Demande en ligne et constitution du dossier administratif nécessaire;
- Organisation d'un face-à-face pour récupérer le certificat et vérifier l'identité de la personne.
Le certificat électronique est valable généralement de 1 à 3 ans conformément au référentiel général de sécurité et au règlement n° 910/2014 dit eIDAS.
Important: le délai d'obtention d'un certificat électronique peut varier entre 2 et 15 jours, il faut donc anticiper la demande.
Comment utiliser un certificat électronique de signature ?
Le certificat électronique doit être installé sur un poste informatique.
Les prestataires délivrant le certificat doivent vous donner toutes les informations nécessaires pour une installation optimale.
Une fois l'installation effectuée, vous pouvez tester votre certificat directement sur les profils acheteurs pour vérifier que votre certificat fonctionne correctement.
Les différents formats de signature électronique
La signature électronique n’est pas nécessairement visible (empreinte apparente) dans le document ou sur le document, cela dépend notamment:
- du format de signature (XAdES, CAdES et PAdES)
- et du format du document signé (fichier, tableur, Pdf xml…).
Dans tous les cas, l’identité du signataire est affichée lors de la création de la signature, puis demeure avec ou dans le fichier.
La signature d'un fichier compressé
La signature d’un fichier compressé (.zip, rar…) n’emporte pas la signature des documents qui y sont contenus.
Par exemple, si l'acheteur vous demande de signer l'acte d'engagement du marché vous devez le sortir du fichier ZIP pour le signer.
Quels documents doit-on signer et qui signe le marché ?
Tous les documents qui auraient été signés à la main dans le cadre d’une procédure papier, doivent l’être électroniquement dans le cadre d’une procédure dématérialisée.
L’acheteur précise lesquels dans le règlement de la consultation.
Qui signe le marché public ?
- Dans le cas d'un soumissionnaire unique :
C'est la personne ayant qualité pour engager la société vis-à-vis des tiers qui signe le marché.
- Dans le cas d'un groupement d'entreprises (co-traitance):
-
- Soit tous les membres du groupement signent le marché.
- Soit les membres du groupement habilitent le mandataire à les représenter pour signer l’offre (signature de l’acte d’habilitation nécessaire).
Où trouver des informations pratiques sur l'utilisation du certificat électronique ?
La Direction des Affaires Juridiques (DAJ) a publié un guide très pratique sur la dématérialisation des marchés publics avec un volet sur la signature électronique que vous consulter et/ou télécharger via ce lien:
Julie AGUINALIN
Consultante formatrice en marchés publics
Tel : 06.31.15.17.52
Mail : agenceaguinalin@gmail.com
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