· 

La dématérialisation des marchés publics

A jour juillet 2020

dématérialisation marchés publics

 

Depuis le 1er octobre 2018, la dématérialisation est la règle pour tous les marchés publics supérieurs à 40 000 € HT et pour tous les acheteurs publics.

 

Le décret n° 2019-1344 du 12 décembre 2019 a élevé le seuil de 25 000 euros à 40 000 euros HT.

UNE DÉMATÉRIALISATION VIA LE PROFIL ACHETEUR DES PERSONNES PUBLIQUES

Le profil acheteur (ou plateforme de dématérialisation) est un site sur lequel l’acheteur public dépose le dossier de consultation des entreprises (DCE) pour que les candidats puissent le télécharger, poser des questions et répondre de façon dématérialisée.

 

Il est choisi librement par l’acheteur:

  • Il peut utiliser une plate-forme proposée par les opérateurs du marché,
  • Ou une plate-forme mutualisée propre.

Dans tous les cas, le profil acheteur est accessible via un lien donné dans l’avis d’appel public à la concurrence (AAPC).

 

Le profil acheteur doit permettre aux entreprises :

  • De réceptionner et de conserver les candidatures,
  • De réceptionner et conserver les offres, y compris celles arrivées hors délais;
  • D’accéder à un service de courrier électronique (service de messagerie sécurisé afin de pouvoir échanger des pièces avec les entreprises);
  • D’accéder à un historique des évènements;
  • De poser des questions à l'acheteur,
  • D’obtenir les documents justificatifs et moyens de preuve lorsque ceux-ci peuvent être directement obtenus auprès d’autres administrations.

Doit-on s'identifier sur le profil acheteur ?

Si vous souhaitez seulement consulter les documents de la consultation, vous n’avez pas à vous identifier pour accéder à ces documents, qui sont accessibles gratuitement et directement sur le profil d’acheteur.

Toutefois, il est recommandé de s'identifier pour notamment être informé des modifications éventuelles des documents de la consultations et des réponses de l'acheteur aux candidats.

Dans tous les cas, si vous souhaitez déposer une offre, vous devez vous identifier.

 

Recommandations préalables pour les entreprises:

 

Du fait de l’utilisation principale du profil d’acheteur pour leurs démarches, les entreprises doivent veiller à :

  • S’assurer du bon fonctionnement de l’environnement informatique.
  • Vérifier l’adresse mail de leur compte utilisateur. Celle-ci doit être active et consultable, à tout moment, par les responsables de l’entreprise en charge de la consultation.
  • Vérifier que les alertes du profil d’acheteur ne sont pas filtrées par le dispositif anti-spam de l’entreprise ou redirigées vers les « courriers indésirables ».
dématérialisation marchés publics

Les avantages de la dématérialisation

  • Réduction des délais
  • Réduction des coûts (impression papier, frais postaux…)
  • Réduction de la masse des documents

Comment répondre par voie électronique ?

L'avis de marché et les documents de la consultation précisent les particularités de la réponse dématérialisée que l'acheteur public attend (règlement de la consultation).

Les pièces de la candidature et de l’offre sont identiques en version électronique (formulaires administratifs, acte d’engagement, bordereau de prix, mémoire technique…).

Les formats de fichiers pouvant être utilisés sont très nombreux (format bureautique, PDF, DWG/DWF, JPG, PNG, MP3...).

Dans tous les cas, il est impératif de respecter le formalisme demandé par l’acheteur notamment dans la date et l’heure limite du dépôt des offres.

 

Quels sont les pré-requis techniques pour répondre à une offre dématérialisée ?

De manière générale, il est utile de se doter :

  • d’un navigateur internet récemment remis à jour,
  • de Java,
  • d’une suite bureautique 
  • d’un outil de compression et décompression des fichiers,
  • d’un outil de lecture et de génération de fichiers PDF.
  • D’un certificat de signature électronique (conseillé même si plus obligatoire au moment du dépôt des offres, il sera de toute façon demandé au moment de l’attribution). 

La signature électronique

Le certificat de signature électronique

C’est l’équivalent numérique de la signature manuscrite.  Il est nominatif, délivré à une seule personne et non à une société (personne habilitée à engager la société).

Il permet à la fois d’identifier le signataire de façon nominative, de garantir l’intégrité du document et engage le signataire. 

 

Les certificats de signature qualifiés sont commercialisés par des prestataires de services identifiés : http://www.lsti-certification.fr/

 

Quels documents signés ?

L’acheteur précise quels documents doivent être signés dans le règlement de la consultation.

Même si la signature n’est plus obligatoire au moment du dépôt de l’offre, l’acheteur peut malgré tout imposer la signature de celle-ci.

Il convient donc de lire attentivement le règlement de la consultation et les demandes précises de l'acheteur.

Attention : un fichier ZIP signé ne vaut pas signature de chaque document qu’il contient.

 

L'ouverture des données essentielles des marchés publics

Les acheteurs doivent également permettre un accès libre, direct et complet aux données essentielles des marchés publics via le profil acheteur pour tous les marchés supérieurs à 40 000 euros HT (open data).

 

Objectif principal : permettre plus de transparence dans les procédures d’achat.

 

Un nouveau formulaire de candidature administrative

Depuis le 1er avril 2018, un nouvel outil de candidature est mis en ligne sur la plateforme Chorus Pro : "LE SERVICE DUME".

Entièrement dématérialisé, ce service permet de répondre à l’obligation de dématérialisation de la passation des marchés (phase candidature).

Le DUME est un formulaire type qui tient lieu de document unique pour les éléments de candidature.

Vous pouvez consulter notre article à ce sujet.

 

Guides pratiques sur la dématérialisation des marchés publics

La DAJ a publié 2 guides "très pratiques" pour accompagner les acheteurs et les entreprises sur la dématérialisation des marchés publics.

VOUS SOUHAITEZ ALLER PLUS LOIN ?

 

 

Pour approfondir vos connaissances et vous perfectionner dans les marchés publics, l'Agence AGUINALIN a mis en place des formations "ACTION" basées sur des cas concrets pour gagner en efficacité et en sécurité juridique.

 

Vous pouvez également consulter nos autres autres articles sur de nombreux sujets autour de la commande publique.

 

N'hésitez à nous contacter pour plus d'informations !